Appalti, fornitori e accessi: un unico flusso sotto il tuo controllo
Il modulo Risolvo che collega requisiti documentali, verifiche e autorizzazioni all’accesso — per governare il processo appalti senza rincorrere email e scadenze.
Funzionalità
Progettato per supportare gli adempimenti previsti dall'art. 26 del D.Lgs. 81/08, con tracciabilità delle verifiche documentali.
Gestione appalti, fornitori e subappalti
Crea e gestisci appalti, ditte esterne e subappalti, mantenendo tracciabilità e storico delle attività.
Requisiti documentali per tipologia di appalto
Definisci pacchetti di documenti e requisiti diversi in base a tipologia di appalto, attività e livello di rischio.
Portale fornitori per caricamento autonomo dei documenti
Fornitori e appaltatori accedono a un'area dedicata dove visualizzano le richieste e caricano i documenti in autonomia, seguendo il flusso definito.
Workflow di verifica e validazione documentale
Verifica, approva o segnala non conformità sui documenti, con stati chiari e responsabilità tracciate.
Scadenze, rinnovi e notifiche automatiche
Gestisci scadenze e rinnovi dei documenti con notifiche automatiche e regole configurabili.
Controllo accessi di ditte e lavoratori esterni
Autorizza o blocca l'accesso in base allo stato di conformità di appalti, fornitori e lavoratori. Collegabile a tornelli, varchi, badge e QR code.
Dashboard di conformità e criticità
Visualizza in tempo reale stato, conformità e non conformità per sapere subito dove intervenire.
Ruoli e visibilità operativa
Assegna ruoli e livelli di visibilità diversi — dall'HSE manager ai referenti interni, fino alla portineria — ciascuno con il perimetro di informazioni necessario, anche in sola lettura.
Come funziona
Non un archivio di documenti. Un sistema che governa il processo.
Requisiti, verifiche e accessi collegati in un unico flusso — dove fornitori, referenti e HSE lavorano con le stesse regole e le stesse informazioni.
Approfondimenti
Configurazione dei requisiti per tipologia di appalto
Un appalto continuativo di manutenzione ha requisiti diversi da un intervento occasionale in quota. Un fornitore che opera su impianti elettrici richiede attestati specifici che un trasportatore non ha. Il modulo Appalti consente di configurare tipologie di appalto distinte e associare a ciascuna un pacchetto documentale coerente con attività, durata e livello di rischio. In particolare:
- tipologie di appalto differenziate (continuativi, occasionali, per attività specifiche)
- documenti obbligatori e facoltativi per tipologia
- requisiti specifici per mansione o attività (lavori in quota, lavori elettrici, patentini F-gas)
- configurazioni riutilizzabili per nuovi appalti
L’apertura di un nuovo appalto diventa un processo standardizzato e replicabile.
Stato di conformità in tempo reale, visibile a tutti i ruoli coinvolti
Documenti, attestati, scadenze e verifiche alimentano uno stato di conformità calcolato in tempo reale per ogni appalto, fornitore e lavoratore esterno. Lo stato è consultabile da tutti i ruoli operativi, ciascuno con il proprio perimetro di azione:
- RSPP / HSE manager — quadro complessivo dalla dashboard, gestione delle criticità e delle eccezioni
- Supervisor / preposto — verifica sul campo dell’idoneità del singolo lavoratore esterno per attività e impianto specifico
- Portineria — autorizzazione o blocco dell’accesso fisico, con collegamento ai sistemi di controllo accessi (tornelli, badge, QR code)
Lo stato di conformità è un dato unico, aggiornato e condiviso. L’autorizzazione all’accesso non dipende da verifiche manuali o comunicazioni informali, ma dallo stato documentale registrato nel sistema.
Il fornitore nel processo: portale dedicato e autonomia operativa
Nella gestione tradizionale, il fornitore è un soggetto passivo: riceve richieste via email, risponde con allegati, attende conferma. Ogni scambio transita dall’ufficio sicurezza. Con Risolvo, il fornitore accede a un portale dedicato con visibilità completa sui propri requisiti:
- visualizzazione dei documenti richiesti per ciascun appalto
- caricamento diretto nel sistema, senza scambi di email
- stato di ogni documento (richiesto, caricato, approvato, scaduto)
- notifiche automatiche su rinnovi e scadenze imminenti
L’ufficio sicurezza si concentra sulla verifica e sulla gestione delle eccezioni. Il fornitore gestisce in autonomia l’adempimento documentale. Il rapporto con l’appaltatore diventa una collaborazione strutturata con responsabilità tracciate.
I vantaggi di una gestione appalti strutturata
Un processo appalti governato libera tempo, riduce rischi e allinea i reparti. Ecco cosa cambia in concreto.
L'ufficio sicurezza non è più il collo di bottiglia
Preposti e supervisor consultano lo stato in autonomia, senza passare dall'HSE per ogni verifica.
Reparti operativi allineati
Portineria, campo e ufficio sicurezza lavorano sullo stesso dato, aggiornato in tempo reale.
Accessi coerenti con la documentazione
L'autorizzazione all'accesso dipende dallo stato documentale, non da verifiche manuali.
Scadenze gestite prima che diventino criticità
Notifiche automatiche e dashboard riducono i solleciti manuali ai fornitori.
Audit e ispezioni con dati già pronti
Storico, stati e conformità sono nel sistema, non da ricostruire.
Meno email, meno duplicati, più governo
I fornitori caricano in autonomia, l'HSE si concentra sulle eccezioni.
Il caso
Pixartprinting
“Da quando usiamo il modulo per la gestione appalti di Risolvo, la portineria gestisce gli accessi in autonomia controllando istantaneamente chi può entrare in azienda e chi no. Il tempo che dedicavo alla gestione degli appaltatori si è ridotto del 30%”
Come Pixartprinting ha semplificato la gestione appalti
- Tempo dedicato alla gestione operativa degli appaltatori
- -30%
- Appalti attivi gestiti su Risolvo
- 85
Faq
I fornitori devono avere un account?
Sì. I fornitori accedono tramite un’utenza dedicata che consente loro di visualizzare le richieste documentali e caricare i documenti direttamente nel sistema. L’accesso è profilato e limitato alle informazioni di competenza.
È possibile gestire anche i subappalti?
Sì. Il modulo consente di associare subappaltatori all’interno dello stesso appalto, mantenendo tracciabilità e requisiti coerenti con la struttura della filiera.
Cosa succede se un documento scade?
Le scadenze sono monitorate automaticamente. In caso di documento scaduto vengono attivate notifiche configurabili, lo stato di conformità viene aggiornato e l’accesso può essere bloccato fino al rinnovo.
È possibile gestire i singoli lavoratori esterni?
Sì. È possibile associare requisiti e documenti ai singoli lavoratori esterni, gestendo attestati, abilitazioni e scadenze a livello nominativo.
Il modulo si integra con i sistemi di controllo accessi?
Può essere collegato ai sistemi di controllo accessi aziendali (tornelli, varchi, badge, QR code) oppure consultato direttamente dalla portineria e dai referenti interni.
Il modulo è adatto anche ad aziende con più sedi?
Sì. Consente di gestire appalti su più sedi mantenendo coerenza nei requisiti e visibilità centralizzata, anche quando le sedi operano in province o regioni diverse con requisiti specifici.
È necessario implementare tutto subito?
No. È possibile partire dalla gestione documentale di base e aggiungere progressivamente il coinvolgimento attivo dei fornitori, il controllo accessi e le configurazioni avanzate. L’approccio consigliato è step-by-step: consolidare un livello prima di passare al successivo.
Webinar
La gestione appalti con un software HSE
Vedrai come l'azienda Pixartprinting ha ridotto le criticità della gestione dei fornitori in appalto, utilizzando Risolvo. Dalla gestione dell'anagrafica, alla verifica della documentazione, fino al controllo degli accessi.
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