Pixartprinting: 85 appalti continuativi sotto controllo, 30% di tempo recuperato per l'HSE

Contesto e sfida

Quattro value stream autonome, senza un processo condiviso

Pixartprinting è l’azienda web-to-print più grande d’Italia. Quarto d’Altino, provincia di Venezia: uno stabilimento che lavora a ciclo continuo, quattro linee produttive autonome (single foliation, books & magazines, flatbed, roll to roll) ciascuna con il proprio management, i propri capiturno, i propri fornitori esterni.
Quattro value stream che funzionano come piccole aziende dentro l’azienda. E ciascuna, quando ha bisogno di un manutentore, di un tecnico specializzato, di un supporto esterno, gestisce autonomamente la richiesta.

Il problema nasce qui.
Quando un reparto chiama un appaltatore, l’ufficio sicurezza deve saperlo. Deve verificare che quell’azienda sia in regola, che i suoi lavoratori abbiano la documentazione aggiornata, che nessun attestato sia scaduto. Con 85 appalti continuativi attivi, e 379 lavoratori esterni registrati, farlo a mano significa una cosa sola: email, cartelle sul server, verifiche manuali, interruzioni continue. Ogni chiamata urgente dal reparto si traduceva in una ricerca tra cartelle, documenti da leggere, scadenze da verificare. Anche mezza giornata persa per una singola verifica.

E il tempo non era il solo problema. La gestione manuale lasciava margine all’errore.

C’era poi la questione della reception. Due stabilimenti produttivi, a centinaia di chilometri di distanza. Decine di lavoratori esterni che entrano ogni giorno. La reception deve sapere chi può accedere, per quale appalto, con quali requisiti. Senza un sistema centralizzato, ogni verifica diventa una telefonata all’ufficio sicurezza. E ogni telefonata è un’interruzione.

A questo si aggiungeva la complessità della certificazione ISO 45001: un sistema che richiede non solo di rispettare gli obblighi dell’Art. 26, ma di andare più in profondità, gestire le mansioni ad alto rischio, verificare gli attestati per lavori in quota e lavori elettrici, controllare che ogni lavoratore esterno abbia i requisiti per l’attività specifica che deve svolgere quel giorno.

Con i numeri di Pixartprinting, farlo manualmente non bastava più.

La soluzione con Risolvo

Non un software preconfezionato, ma costruito su misura

Il punto di partenza non è stato il software. È stato il processo.
Prima di configurare qualsiasi cosa, Andrea Daldin ha fatto un’analisi insieme alla consulente di Necsi srl: come funziona oggi la gestione degli appalti in Pixartprinting? Dove si perde tempo? Quali attività non producono valore? Dove si annida il rischio di errore?
Un lavoro condiviso, che ha mappato il processo dall’interno, dalle esigenze delle value stream alle attività dell’ufficio sicurezza, per capire cosa trasformare e cosa preservare. Solo dopo aver risposto a queste domande e aver definito cosa chiedere a chi e con quali criteri, è iniziata la configurazione del modulo Appalti.

La scelta di Pixartprinting è stata precisa: non fermarsi alla documentazione standard, ma intercettare le attività ad alto rischio. Per i lavori in quota e i lavori elettrici, il sistema gestisce non solo la documentazione dell’azienda appaltatrice, ma gli attestati dei singoli lavoratori, con le relative scadenze. Quando un attestato sta per scadere, il sistema lo segnala in anticipo. Quando è già scaduto, quel lavoratore risulta rosso.
La logica operativa è semplice: ogni appalto ha un semaforo. Verde significa documentazione in ordine, accesso consentito. Rosso significa che manca qualcosa e che bisogna capire cosa prima di procedere.

Lo scenario che Andrea descrive è preciso:

Una decisione che prima richiedeva una ricerca manuale tra cartelle e email oggi richiede una telefonata con una risposta già in mano.

Il vantaggio per la reception è immediato. Il personale di ingresso ha accesso in sola lettura al sistema: vede lo stato di ogni appalto, di ogni lavoratore. Se il semaforo è verde, può far entrare autonomamente. Se è rosso, chiama l’ufficio sicurezza, ma solo allora, solo quando serve davvero.

Il sistema ha risolto anche il problema della frammentazione tra i due siti produttivi. L’anagrafica è unica: un appaltatore registrato una volta è visibile e gestibile da entrambe le sedi, con le eventuali specificità provinciali gestite nello stesso flusso.

Implementazione

Coinvolgere i reparti: la scelta che ha fatto la differenza

Il passaggio da una gestione manuale a un sistema strutturato avrebbe potuto essere un progetto lungo e impegnativo. Pixartprinting ha scelto un approccio diverso: un passo alla volta, alla velocità che il processo consentiva.

La configurazione non è stata un’operazione standard. Ogni azienda definisce le proprie regole: quali documenti richiedere, quali sono vincolanti per l’accesso, quali mansioni ad alto rischio monitorare con attestati nominali. Pixartprinting ha costruito il proprio sistema su misura comprese le patentine F-GAS per gli aspetti ambientali, che l’Art. 26 non richiede esplicitamente ma che l’azienda ha scelto di gestire nel flusso.

Il rollout non è stato calato dall’alto. Prima di andare live, Andrea ha convocato i supervisor e i preposti, le figure che avrebbero dovuto usare il sistema ogni giorno, e ha mostrato loro il valore concreto dello strumento. Prima con le bozze, poi con il sistema configurato.

Micro-riunioni, una procedurina operativa, il tempo di far capire perché, non solo come. Il risultato è stato un’adozione reale, non solo formale.

Da quel momento, il processo ha iniziato a funzionare diversamente. E i risultati non hanno tardato ad arrivare.

Risultati e impatto

Da mezza giornata persa a zero chiamate dalla reception

Il primo segnale che il sistema funzionava non è arrivato da un report. È arrivato dal silenzio.

Le chiamate dalla reception per verificare lo status di un lavoratore esterno: azzerate. Le interruzioni dei reparti per chiedere se un appaltatore poteva entrare: sostituite da una consultazione autonoma del sistema. L’ufficio sicurezza ha smesso di essere il punto di passaggio obbligato per ogni verifica.

Il tempo recuperato è misurabile. Andrea Daldin stima un risparmio del 30% sulle attività HSE a basso valore aggiunto, quelle ore spese a cercare cartelle, leggere documenti, rispondere a verifiche urgenti che il sistema ora gestisce in autonomia. Un 30% che oggi può essere dedicato al coordinamento, all’analisi, alle attività che richiedono davvero la presenza e il giudizio dell’HSE Manager.

La visibilità si è estesa a tutta l’organizzazione. I supervisor consultano il sistema prima di autorizzare un accesso. I preposti sanno in tempo reale se un lavoratore esterno ha i requisiti per la mansione che deve svolgere quel giorno. La reception opera in autonomia per tutti gli accessi con semaforo verde, e solleva il telefono solo quando serve davvero. Su due siti produttivi, con specificità provinciali diverse, l’anagrafica è unica. Un appaltatore registrato una volta è visibile e gestibile ovunque.

Il cambiamento non si misura solo in ore risparmiate. Dal 2017, quando il sistema HSE di Pixartprinting era ancora nella fase iniziale, gli infortuni sono passati da otto all’anno, di cui due gravi, a uno o due all’anno, nessuno grave. Andrea è il primo a contestualizzare il dato: “Ha funzionato? Spero di sì. È quella la soluzione? Non lo so.” Ma aggiunge qualcosa di più preciso: avere preposti e supervisor allineati con l’ufficio sicurezza, anche sulla gestione degli appalti, significa che il controllo arriva dove serve, nel momento in cui serve.