Contesto e sfida
Due matrici Excel e un audit in avvicinamento
A.P.A. è un’azienda di Pessano con Bornago, alle porte di Milano, che dal 1978 produce pellicole autoadesive per il mercato italiano e internazionale. Nel 2020 era già certificata ISO 9001 e ISO 14001. Il sistema di gestione della qualità e dell’ambiente funzionava, le competenze interne c’erano. Ma il passaggio alla ISO 45001, previsto per gennaio 2021, ha messo in evidenza un problema che fino a quel momento era rimasto sotto traccia.
I processi di salute e sicurezza vivevano in un mondo parallelo rispetto al resto del sistema di gestione. L’analisi del contesto — una delle colonne portanti della ISO 45001 — era affidata a due matrici Excel: una per le esigenze delle parti interessate, una per i rischi e le opportunità. Ogni riga era un dato inserito una volta e mai più aggiornato. Statico, scollegato, fine a se stesso.
Prima di Risolvo, per l'analisi del contesto avevamo due matrici giganti su Excel, una per le parti interessate e una per i rischi e opportunità. I dati erano statici, fini a se stessi.
Daniele Vergani e Fabio Ponzano
A.P.A. SpA
Lo stesso valeva per gli altri processi HSE: la formazione, la sorveglianza sanitaria, la conformità legislativa, la catalogazione delle attrezzature. Ogni ambito viveva in un contenitore separato, senza relazioni con gli altri. Preparare un audit significava ricostruire il quadro ogni volta, mettendo insieme pezzi sparsi.
Con la scadenza della certificazione in avvicinamento, Daniele Vergani — Responsabile SG QAS — e Fabio Ponzano — RSPP e Responsabile di Produzione — si sono trovati davanti a una scelta: continuare a gestire i processi HSE in modo frammentato, oppure darsi un sistema che li mettesse in relazione.
lì
La soluzione con Risolvo
Prima fare ordine, poi digitalizzare
Nell’autunno del 2020 è iniziata la collaborazione con Risolvo. Ad affiancare il team HSE di A.P.A. sono arrivati Michelangelo Salerno, Senior H&S Consultant e RSPP, e Alberta Dal Col, Product Owner — due figure con cui Vergani e Ponzano hanno lavorato fianco a fianco nei mesi successivi.
Il primo passo non è stato accendere un software. È stato fare ordine.
Si è partiti dalla base dati esistente, analizzando un obiettivo alla volta e definendo le priorità. Le attrezzature sono state catalogate. Le fasi di lavoro, le aree, i reparti e gli stabilimenti sono stati definiti. Le cogenze legislative sono state verificate. La valutazione dei rischi, la gestione della formazione e la sorveglianza sanitaria sono state revisionate.
Per l’analisi del contesto — il requisito su cui la ISO 45001 è più esigente — si è partiti da una traduzione riga per riga di tutto ciò che era presente nei fogli Excel: rischi e opportunità, definizione del contesto, parti interessate. Ogni voce è stata rielaborata e resa più esplicita. Poi si è passati alla fase che ha cambiato davvero il modo di lavorare: mettere in relazione i dati tra loro.
Con Risolvo possiamo mettere in relazione le esigenze delle parti interessate con i rischi e le opportunità, implementando misure di mitigazione e azioni di miglioramento efficaci.
Daniele Vergani e Fabio Ponzano
A.P.A. SpA
Quello che prima erano due matrici statiche è diventato un sistema vivo: le esigenze delle parti interessate si collegavano ai rischi, i rischi generavano azioni, le azioni avevano scadenze e responsabili. Quando un dato cambiava, le relazioni si aggiornavano. Se un lavoratore cambiava mansione, il sistema segnalava i nuovi accertamenti sanitari da programmare; se una cogenza legislativa veniva aggiornata, le attività collegate si riallineavano. Lo stesso è accaduto per la formazione, la sorveglianza sanitaria, la conformità legislativa — ogni processo è entrato in un flusso unico, tracciabile, condiviso.
Implementazione
Quattro mesi, un obiettivo alla volta
Il percorso di implementazione è durato circa quattro mesi, dall’autunno del 2020 all’audit di certificazione di gennaio 2021. Non è stato un progetto calato dall’alto: è stato un lavoro costruito insieme, un obiettivo alla volta.
Il team Risolvo ha affiancato l’ufficio HSE di A.P.A. con un approccio strutturato: prima l’analisi della base dati esistente, poi la definizione delle priorità, infine l’attivazione progressiva dei processi nel sistema. Non tutto in una volta — ogni ambito è stato affrontato quando il precedente era consolidato.
Quando abbiamo iniziato il percorso con A.P.A., la sfida non era tecnica — era organizzativa. Avevano le competenze, ma gli mancava un sistema che le mettesse in relazione. Il lavoro più importante è stato quello di strutturare i processi, prima ancora di digitalizzarli.
Michelangelo Salerno
Senior H&S Consultant & RSPP, Risolvo
La formazione sull’uso del software è stata rapida: una spiegazione mirata sulla singola funzione, insieme al percorso corretto per utilizzarla in autonomia. Per i processi più complessi — come la gestione della formazione e la sorveglianza sanitaria — ci si è incontrati regolarmente durante l’anno, con sessioni scadenzate e obiettivi condivisi.
Il passaggio dall’affiancamento all’autonomia è stato graduale. Oggi A.P.A. usa Risolvo in autonomia, interfacciandosi con il team Risolvo per ogni nuovo progetto di miglioramento.
Per chi gestisce il processo: l’analisi del contesto con Risolvo
Il capitolo 4 della ISO 45001 richiede all’organizzazione di identificare i fattori interni ed esterni che influenzano il sistema di gestione, mappare le parti interessate con le rispettive esigenze e valutare i rischi e le opportunità che ne derivano. È il punto di partenza di ogni sistema di gestione — e spesso il più sottovalutato.
La funzione Analisi del contesto di Risolvo, sviluppata insieme a NECSI, struttura questo processo in una catena relazionale: fattori di contesto → rischi e opportunità → obiettivi → azioni con scadenze e responsabili. Ogni elemento è collegato a quelli a monte e a valle. Quando un fattore cambia, le relazioni si aggiornano — e con esse le priorità, le azioni e le scadenze. Le misure correttive confluiscono direttamente nello scadenzario Risolvo, trasformando l’analisi del contesto da documento statico a strumento operativo.
Per l’RSPP o l’HSE Manager che deve presentare l’analisi del contesto in fase di audit, questo significa avere un quadro sempre aggiornato, tracciabile e dimostrabile — senza dover ricostruire il quadro ogni volta da fonti scollegate.
Risultati e impatto
Un audit superato — e un modo diverso di lavorare
A gennaio 2021 A.P.A. ha affrontato l’audit per il passaggio dalla OHSAS 18001 alla ISO 45001. Il sistema di gestione costruito nei mesi precedenti ha retto la prova.
Buona parte dell’audit si è concentrata direttamente su Risolvo: la conformità legislativa, la formazione, la sorveglianza sanitaria — tutto è stato gestito e dimostrato attraverso il software. L’ente certificatore ha potuto verificare che il sistema era correttamente strutturato, i requisiti dei punti norma erano rispettati, ogni processo era scadenzato e tracciabile.
Ma il risultato più significativo non è stato l’esito dell’audit.
È stato il cambiamento nel modo di lavorare. Quello che prima richiedeva di ricostruire un quadro da pezzi sparsi — fogli Excel, documenti scollegati, dati statici — è diventato un sistema in cui ogni informazione è collegata alle altre, aggiornata, visibile. La preparazione dell’audit non è più un’emergenza periodica: è una conseguenza naturale di un sistema che funziona tutti i giorni.
Il software è diventato il sistema di riferimento per gli audit di seconda e terza parte. Ma non solo: è diventato lo strumento con cui A.P.A. presenta i risultati alla direzione aziendale e coinvolge l’intera organizzazione nei processi di salute e sicurezza.
Oggi A.P.A. gestisce con un unico sistema 7 processi HSE e 3 certificazioni ISO — 9001, 14001 e 45001 [DA VERIFICARE: conferma R2 che tutte e tre siano gestite in Risolvo]. Il percorso iniziato nell’autunno 2020 in circa quattro mesi ha portato alla certificazione, ma il valore si è consolidato nel tempo: cinque anni dopo, il sistema è ancora il punto di governo dei processi HSE dell’azienda.
Il cambiamento più grande non è stato superare l'audit — quello è stato quasi una conseguenza. Il cambiamento è che adesso la sicurezza non è più un tema solo nostro, dell'ufficio HSE. È visibile a tutta l'organizzazione.
Daniele Vergani
Responsabile SG QAS, A.P.A. SpA
