Zalando: da nuova organizzazione a sistema HSE strutturato, tra Italia e Germania

Contesto e sfida

Un polo nuovo. Un sistema HSE da costruire.

Gennaio 2020. Il polo logistico di Nogarole Rocca diventa operativo. Novantamila metri quadrati di superficie operativa, chilometri di nastri trasportatori, torri di prelievo automatizzate. E circa 65 persone che ogni giorno entrano in uno degli impianti logistici più avanzati d’Europa.

Per Sabrina Moro, Senior Cluster HSA Manager, quella data non è solo l’inizio delle operations. È l’inizio di qualcosa di più complesso: costruire un sistema HSE da zero, in un’organizzazione che non aveva ancora storia né processi consolidati in Italia. Il polo di Nogarole Rocca è l’unico stabilimento Zalando in Italia, ma fa parte di un network internazionale che conta migliaia di persone provenienti da 142 nazionalità diverse. Gli standard sono quelli di un’organizzazione globale. Il sistema HSE deve essere all’altezza fin dal primo giorno.

La sfida non era recuperare il ritardo. Era fare le cose bene fin dall’inizio.

Il perimetro HSE di un polo come quello di Nogarole Rocca non è un elenco di adempimenti. È un sistema di decine di scadenze da governare: verifiche periodiche degli impianti, controlli sulle attrezzature, formazione obbligatoria per il personale operativo con turnazioni continue, sorveglianza sanitaria da coordinare con il medico competente.

Una nuova organizzazione, in Italia, deve rispettare le cogenze del D.Lgs. 81/08: adempimenti, scadenze, verifiche periodiche. Ma Zalando non è una realtà locale: è un’azienda europea con sede centrale a Berlino e standard HSE che in molti ambiti superano la normativa italiana. Non si tratta di due sistemi paralleli: gli standard tedeschi e la normativa italiana hanno perimetri diversi, che in parte si sovrappongono e in parte si integrano. Dove la casa madre è più restrittiva, i suoi requisiti prevalgono. Dove il D.Lgs. 81/08 è più specifico, è la normativa italiana a definire il riferimento. Il polo di Nogarole Rocca deve rispettare il livello più alto su ogni fronte.

Gestire tutto questo con strumenti generici non era un’opzione. Serviva un sistema che potesse essere configurato sul perimetro reale del polo: le cogenze italiane da un lato, gli standard di Berlino dall’altro, le scadenze da tenere sotto controllo in un unico flusso.

La soluzione con Risolvo

Un polo, due perimetri normativi, un unico punto di governo

La scelta non è caduta sullo strumento più semplice disponibile. Sabrina Moro lo dice chiaramente: la soluzione giusta è quella che porta a un miglioramento reale, senza perdere il quadro d’insieme.

Con Risolvo, il team HSE di Zalando ha costruito un sistema su misura per governare la conformità del polo di Nogarole Rocca. Il punto di partenza è stato il Check-up: una mappatura completa degli adempimenti applicabili, cogenze italiane e standard internazionali, trasformati in attività operative e scadenziate nel tempo. Il modulo Scadenzario ha completato il quadro: tutte le attività pianificate, verifiche periodiche, adempimenti normativi, controlli interni, confluiscono in un unico flusso.

Un esempio concreto: quando la normativa italiana aggiorna un adempimento, il team HSE lo verifica nel check-up e la nuova scadenza si riflette immediatamente nel sistema. Nessuna email da inviare, nessun foglio da aggiornare manualmente. Lo stesso vale quando un nuovo requisito arriva dalla casa madre di Berlino: viene integrato nello stesso check-up, con le proprie scadenze e i propri criteri di verifica.

Ma il sistema non si è fermato alla conformità normativa. Nel tempo, il perimetro si è esteso ai processi operativi quotidiani: la formazione del personale, la sorveglianza sanitaria, e più recentemente la vigilanza diffusa e le segnalazioni tramite l’app Risolvo, che permettono ai tecnici sul campo di aprire segnalazioni e gestire azioni correttive direttamente dallo stabilimento. Oggi Risolvo è diventato uno strumento di uso quasi quotidiano per il team Zalando.

Il risultato è che il team HSE non deve più ricostruire il quadro ogni volta che serve una decisione. Lo stato di conformità del polo è visibile, aggiornato, consultabile da un unico punto di controllo.

Implementazione

Un sistema che nasce con l’organizzazione e continua a crescere

Il sistema HSE di Zalando non è stato aggiunto a un’organizzazione esistente. È nato insieme a lei.

La collaborazione con Risolvo inizia nel novembre 2019, pochi mesi prima che il polo logistico di Nogarole Rocca diventi operativo. Mentre gli impianti vengono costruiti, il team HSE e Risolvo lavorano in parallelo: mappare le cogenze applicabili, configurare il check-up, definire il perimetro di scadenze per un’organizzazione che ancora non ha una storia operativa.

Quando il polo apre, nel gennaio 2020, il sistema è già operativo. Non c’è una fase di transizione dal vecchio al nuovo: il nuovo è l’unico processo che l’organizzazione abbia mai conosciuto.

La presenza di Risolvo non si è esaurita con la configurazione iniziale. Michelangelo Salerno, consulente Risolvo, è presente nello stabilimento due giorni a settimana, in modo continuativo. Partecipa al lead meeting settimanale con il vertice aziendale, dove si discutono anche i temi di salute e sicurezza. Si confronta periodicamente con il datore di lavoro e con i dirigenti dei tre servizi operativi dello stabilimento: MFT (tecnici manutentori degli impianti di automazione), WiT (tecnici informatici che gestiscono il software del magazzino) e Facility Management.

Negli anni il sistema è cresciuto insieme al polo. Formazione e sorveglianza sanitaria sono andate a regime. La vigilanza diffusa è stata implementata a fine 2025. Le segnalazioni tramite app sono operative da marzo 2026, con i tecnici MFT che aprono direttamente su Risolvo le azioni correttive. Il prossimo passo è il modulo per la gestione dei DPI, atteso con il prossimo rilascio.

Ogni anno, un team da Berlino arriva nello stabilimento italiano per un audit sugli standard HSE e ogni mese ci sono dei meeting online con la Polonia e con la Germania per allineare le situazioni. Il sistema Risolvo è lo strumento con cui il polo di Nogarole Rocca si presenta a questi appuntamenti: lo stato di conformità è già lì, documentato, aggiornato, verificabile.

Risultati e impatto

Un polo allineato. Un sistema che cresce da sette anni.

Quasi sette anni dopo, il sistema HSE del polo di Nogarole Rocca è una struttura consolidata. Non è il risultato di una correzione di rotta, è ciò che accade quando il processo viene impostato correttamente fin dall’inizio.

Il primo risultato è operativo. Il polo opera con un sistema HSE che integra cogenze italiane e standard internazionali in un unico punto di controllo. Il team HSE non ha mai dovuto aggregare dati da fonti diverse, rincorrere scadenze su fogli separati o ricostruire il quadro della conformità a ogni verifica. Il sistema c’era dal primo giorno, e dal primo giorno il quadro è stato visibile, aggiornato, consultabile.

Il secondo risultato è la continuità. Il sistema non è mai stato rifatto. Dal novembre 2019 a oggi ha assorbito aggiornamenti normativi, la revisione degli standard di Berlino, l’evoluzione dell’organizzazione interna, tutto all’interno dello stesso impianto. In quasi sette anni il polo è cambiato, è cresciuto, ha attraversato una pandemia. Il sistema HSE ha accompagnato ogni passaggio senza interruzioni e senza richiedere reimplementazioni.

Il terzo risultato è l’espansione del perimetro. Il sistema non si è fermato al check-up normativo. Anno dopo anno, il team ha integrato nuovi processi: dalla formazione alla sorveglianza sanitaria, dalla vigilanza diffusa alle segnalazioni via app. Ogni nuovo modulo è entrato nello stesso sistema, senza creare piattaforme parallele. Il prossimo passo è la gestione dei DPI. È il segnale che Risolvo non è un progetto concluso: è un’infrastruttura che cresce con l’organizzazione.

Un processo strutturato non è il fine. È la precondizione perché tutto il resto, sensibilizzazione, controllo operativo, allineamento con la casa madre, possa funzionare davvero.